Pääkirjoitus: Uusiutuminen vaatii valintoja

SeOppi 2/2020
Teksti: Jari Harvio, Suomen eOppimiskeskus ry:n hallituksen puheenjohtaja

Poikkeusajan arki on osoittanut monissa organisaatioissa ja oppilaitoksissa, että aiemmin mietityttäneet investoinnit teknologiaan, koulutuksiin ja tukipalveluihin ovat sittenkin kannattaneet. Poikkeuslait on nyt purettu, mutta poikkeusaika jatkuu edelleen. On se hetki, jolloin pitää punnita, mitä uusia toimintatapoja vakiinnutetaan käyttöön. Mitä vanhoja käytänteitä jätetään pois? Mitä muokataan? Minkälaiseksi uusi normaali muotoutuu?

Parhaat käytänteet ja kokemukset, niin menestystekijät kuin kompastuskivetkin, täytyy arvioida ja tuoda opiksi strategiatasolle. Ilman selkeitä strategisia valintoja kevään opit saattavat helposti jäädä pistemäisiksi kokeiluiksi. 

Lean-filosofiassa puhutaan hukasta. Hukalla tarkoitetaan epätasapainoa ja tuottamattomia toimintoja tai työsuorituksia; vajaatoimintaa, osaamisen vajaakäyttöä, ylikuormitusta, päällekkäisyyttä tai muuta sellaista, josta aiheutuu pullonkaula sujuvalle prosessille. Hukat eivät sellaisenaan ole ongelman syitä – vaan oireita jostakin syvemmästä – ja ne hidastavat prosesseja ja tuottavat viiveitä tai ylimääräisiä kustannuksia. Hukka on siis seurausta prosesseissa tapahtuvista vioista ja virheistä. Jotta turha hukka poistuu, täytyy tunnistaa ne ongelmat, jotka prosessissa itsessään on. 

Jokaisen organisaation on hyvä ryhtyä tarkastelemaan omia prosessejaan kaikilla tasoilla; yksilö-, organisaatio-, toimiala- ja sidosryhmätasolla. Millaisin työtavoin ja -menetelmin työtä tehdään ja viestitään? 

Prosessit täytyy saada mahdollisimman ketteriksi ja pohtia, mikä on tarve ja mahdollisuus eri tilanteissa lähi- ja etätyöskentelylle. Kuinka paljon toiminnassa on välttämättömiä tilanteita, jotka vaativat fyysistä läsnäoloa? Voisiko yhteistyössä toimivien tahojen sijainnísta riippumattomuus olla jopa lähtökohtana keskeisille työtavoille?

eOppimiskeskuksessa on rakennettu modernia tietotyön mallia jo pitkään. Sähköisten välineiden täysipainoinen hyödyntäminen mahdollistaa avoimen tiedonkulun ja sujuvoittaa työntekoa. Seuraavassa muutamia esimerkkejä: 

• Yhteisen asian kysyminen ja kommentointi yhteisellä verkkoalustalla tai lyhyessä etäkokouksessa – EI sähköpostilla. Isossa joukossa pienestäkin asiasta voi kertyä suuri määrä sähköposteja.
• Yhteisen työajan käytön priorisointi. Muokataan asialistat kokouksiin päivän tilanteen mukaisesti.
• Kokouskutsujen, asialistojen, muistiinpanojen ja muiden tiedostojen yhteiskirjoittaminen ja muokkaaminen suoraan jaettuun tiedostoon, jolloin versiomuutokset näkyvät kaikille osapuolille.
• Harkitaan aiempaa perusteellisemmin, milloin kokoonnutaan etänä ja milloin kasvokkain, pitääkö tai voiko kokoukseen valmistautua ja kuinka pitkälle kokoukselle on oikeasti tarve – ettei liian kiireisen kokouksen ainoa saavutus lopulta ole vain seuraavan kokouksen sopiminen.

Suomen eOppimiskeskus ry on mukana kartoittamassa muutosta. Syksyllä 2020 ilmestyi DigiKilta-hankkeen julkaisemana Etäopetuksen opit tutoreilta – selvitys koronakevään vaikutuksista opetukseen Suomessa tutoropettajan silmin. Lisäksi olemme mukana tutkimushankkeessa, jossa kartoitetaan modernin tietotyön ICT-osaamisen keskeisiä tarpeita kuntatyönantajan tehtävissä.

Näiden ja muiden vastaavien selvitysten tuloksia kannattaakin huomioida, kun monin paikoin juuri nyt tehdään omia tai työpaikkatason lähitulevaisuuden toimintasuunnitelmia ja strategioita tietotyön arkeen.