xTune – uusi tapa yhdistää osaamista organisaation sisällä

Kukaan ei osaa kaikkea, mutta jokainen on hyvä jossakin. Tämä oli yksi kantavista ajatuksista, kun sain ajatuksen lähteä kehittämään palvelua, joka auttaisi ihmisiä yhdistämään osaamistaan.

Kun perustin yritykseni reilu neljä vuotta sitten, blogit ja wikit olivat jo arkipäivää monelle meistä. Facebook oli rantautunut Suomeen ja olivatpa jotkut löytäneet tiensä Twitteriinkin. Sen jälkeen sosiaalista mediaa on pienin askelin viety myös yrityksiin. Yksi parhaimmista esimerkeistä on Yammer, joka vei Facebookista tutun mikrobloggaamisen eli statuspäivittelyn yrityskontekstiin.

Annetaan serendipiteetille mahdollisuus 

Sosiaalinen media on tuonut paljon uusia mahdollisuuksia jakaa tietoa ihmisten välillä. Ihmiset ovat löytäneet toisiaan tavalla, joka muuten ei olisi ollut mahdollista. Voin sattumalta huomata, että joku toinen painii parhaillaan saman asian kanssa kuin minäkin. Voin saada yllättävän idean henkilöltä, jota en edes tunne. Tämä ilmiö on saanut nimekseen osuvan termin: serendipiteetti eli sattumahdollisuus.

Lisääntynyt tiedon jakaminen on synnyttänyt myös kolikon kääntöpuolen: informaatioähkyn. Suurin osa sosiaalisen median viesteistä on sellaisia, jotka eivät kiinnosta sinua – vaikka osaisitkin käyttää RSS-syötteitä ja tägejä. Tämä on yksi syy, miksi yrityksillä on ollut vaikeuksia omaksua sosiaalisesta mediasta tuttuja toimintatapoja: yrityksissä ei ole aikaa turhanpäiväiseen lörpöttelyyn. Osaamisen löytäminen ja jakaminen ei myöskään voi perustua vain sattumaan.

Tämä on ongelma, jonka xTune haluaa ratkaista. Kuten eEemeli-kilpailun puheenjohtaja Jouni Backman totesi, kyseessä ei ole vain työkalu vaan palvelu, joka mahdollistaa uudenlaisen toimintatavan.

Parvi perustana

xTunen idea perustuu ajatukseen parvista, joka on yksi kollektiivisen älykkyyden muoto. Parvet ovat itseorganisoituvia, mutta tavoitteellisia työryhmiä, jotka kerääntyvät yhteisen idean tai ongelman ympärille. Jakamalla idean, ongelman tai projektin, xTune etsii organisaation sisältä henkilöt, joilla on asiaan liittyvää osaamista tai kiinnostusta, ja kutsuu heidät apuun. Jokainen voi itse päättää liittyykö mukaan vai ei. Parven ytimen muodostavat tekijät, jotka panostavat asiaan kaikkein eniten. Mikrotaskaajat tarjoavat vain pientä apua ja lurkkijat puolestaan tulevat mukaan seuraamaan ja oppimaan. Osallistumista kannustetaan läpinäkyvyydellä ja kannustavalla pelimekaniikalla.

xTune auttaa yhdistämään oikean osaamisen nopeasti ja joustavasti sinne missä sitä tarvitaan. Yksi hyvä esimerkki tuli esiin asiakasyrityksessämme, jossa mietittiin arviointimallia, jota eräässä yksikössä kipeästi tarvittiin, mutta jollainen sieltä vielä puuttui. Vastaavaa arviointia oli kuitenkin kehitetty useassa muussa yksiköissä – kussakin yksikössä omiin tarpeisiin. xTunen avulla kyseistä arviointimallia kehittävät henkilöt löysivät toisensa yhden päivän aikana. Pyörää ei keksitty uudestaan ja henkilöt pystyivät jakamaan tietoaan ja oppimaan toisiltaan.

Kulttuurin muutos välttämätön edellytys

Vaikka vastaanotto yrityksissä on ollut erittäin positiivinen, olemme oppineet, että organisaatioissa kulttuuri syö teknologian aamupalaksi. Ennen kuin xTune ja parvityö lähtee lentoon, pitää monessa yrityksessä kiinnittää huomiota organisaatiokulttuuriin. On tärkeää, että yrityksen johto ymmärtää asian, tuo esiin henkilöstölle toiminnan tarkoituksen ja tavoitteet, näyttää esimerkkiä ja kannustaa.

Artikkeli on julkaistu ensimmäisen kerran SeOppi-lehden numerossa 2/2012.