Varhaiskasvatusjärjestelmän kilpailutus – miksi ja miten?

SeOppi-lehti 1/23, mainos

Siirtyminen vanhasta tietojärjestelmästä nykyaikaiseen ratkaisuun on tällä hetkellä ajankohtainen asia monelle varhaiskasvatuksen tarjoajalle. Vaikkei vanhan järjestelmän ylläpito vielä olisikaan päättymässä, todennäköisesti se alkaa olla tekniikaltaan vanhentunut ja teetättää siksi tarpeettoman paljon manuaalista työtä. Pahimmillaan ajastaan jääneen järjestelmän jäykkyys voi jopa hankaloittaa jokapäiväistä työskentelyä ja estää prosessien kehittämisen fiksumpaan suuntaan.

Kuulostaako tutulta? Siinä tapauksessa olisi luultavasti aika kilpailuttaa organisaatioonne modernimpi vaka-järjestelmä.

Mutta eikö kilpailuttaminen ole hirvittävän työlästä?

Ei ole. Kilpailuttamisprosessista voi kyllä tehdä vaikean ja työlään, mutta sitä sen ei tarvitse olla. Kilpailutuksen voi toteuttaa oikein hyvin pienelläkin työllä. Varhaiskasvatuksessa järjestelmävaatimukset ja muut kilpailutuksessa huomioitavat seikat ovat harvoin niin monimutkaisia, että ulkopuoliselle konsulttiavulle olisi oikeasti tarvetta.

VAKA-järjestelmän kilpailutus pähkinänkuoressa

Onnistunut kilpailutus edellyttää loppujen lopuksi vain muutamaa asiaa:

• Kirjatkaa ylös järjestelmään liittyvät tarpeenne. Vaatimusten suhteen ei kannata olla tarpeettoman tiukka, vaan on hyvä erotella, mitkä niistä ovat ehdottomia ja mitkä joustavampia. Määrä harvoin korvaa laatua. 
• Tutustukaa tarjolla oleviin järjestelmävaihtoehtoihin. Eri toimittajilta kannattaa pyytää rohkeasti tuote-esittelyjä ja tietoa referensseistä. Hyvä markkinatuntemus voi avata uusia näkökulmia omien tarpeidenne ratkaisemiseen, ja on luonnollisesti tarpeen, jotta tulevia tarjouksia voidaan arvioida. 
• Laatikaa tarjouspyyntö. Vaatimusmäärittelyyn voi ja kannattaa pyytää palautetta potentiaalisilta toimittajilta – he osaavat kertoa nopeasti, mikäli jokin vaatimuksista ei ole realistisesti toteutettavissa. Tarjouspyynnön vaatimusmäärittelystä ei kannata tehdä tarpeettoman tiukkaa. Vain oikeasti tärkeät vaatimukset tulee asettaa ehdottomiksi, vähemmän keskeiset vaatimukset puolestaan pisteytettäviksi.

Rohkeasti kilpailuttamaan

Kilpailutuksen mönkään menemistä on turha pelätä – kilpailuttamalla hyvin harvoin päädytään huonoon lopputulokseen. Kannattaa myös muistaa, että tarjouspyyntöä voi vielä julkaisun jälkeenkin muokata tai kilpailutuksen perua; sitovaa on vasta tarjouksen hyväksyminen

Teksti ja kuva: Abilita