Yhdistetty rekisteriseloste ja rekisteröidyn informointi
Tietosuoja-asetus 13. artikla
Laadittu 10.2.2020
Päivitetty 10.2.2020
Rekisterinpitäjä
Suomen eOppimiskeskus ry
Y-tunnus: 1899013-7
Suomen eOppimiskeskus ry
c/o Crazy Town, Parkki
Raatihuoneenkatu 21-23
13100 Hämeenlinna
Muut yhteystiedot
https://www.eoppimiskeskus.fi/yhteystiedot
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Niina Kesämaa
[email protected]
040 827 6378
Rekisterin nimi
Suomen eOppimiskeskus ry:n vuosikokouksen tietorekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tietoja käsitellään
- Suomen eOppimiskeskus ry:n vuosikokouksien valmisteluita ja järjestämistä varten
Rekisterin tietosisältö
Suomen eOppimiskeskus ry:n vuosikokouksen ilmoittautumisen yhteydessä rekisteriin on tallennettu henkilön nimi, organisaatio, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä tieto jäsenyystyypistä. Lisäksi tallennetaan tieto osallistumisesta/ilmoittautumisesta tilaisuuteen sekä mahdollisia muita osallistumiseen liittyviä taustatietoja, kuten ruokavaliotietoja.
Vuosikokousilmoittautumisen yhteydessä on myös mahdollista ehdottaa henkilöä yhdistyksen hallituksen jäseneksi.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään ja niitä kertyy rekisterinpitäjän toiminnan yhteydessä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Vuosikokousilmoittautumisen yhteydessä lähetetyt ehdotukset hallituksen jäseniksi käsitellään yhdistyksen hallituksen toimesta sekä edelleen vuosikokouksessa, joka valitsee yhdistyksen hallituksen jäsenet vuodeksi kerrallaan.
Muita tietoja ei luovuteta edelleen lukuunottamatta tilaisuuksiin liittyviä ruokavalio- ja allergiatietoja, jotka luovutetaan ko. tilaisuuden tarjoiluista vastaavalle taholle.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja säilytetään Google Drive -palvelussa. Google on sitoutunut noudattamaan EU-komission mallisopimuslausekkeita taatessaan riittävän tietosuojatason käsittelemilleen tiedoille (Google Data Processing and Security Terms 2.0).
Tietojen julkisuus
Rekistereihin tallennetut tiedot eivät ole julkisia.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Google Drive -palveluun on pääsy vain yhdistyksen asioita hoitavilla henkilöillä. Tiedot on suojattu käyttöoikeusasetuksin.
Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti vähintään kuusi (6) vuotta sen vuoden lopusta, kun tilikausi on päättynyt.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet. Pyynnöt tulee lähettää rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
