Tietosuojaseloste: Vuosikokous

Yhdistetty rekisteriseloste ja rekisteröidyn informointi
Tietosuoja-asetus 13. artikla

Laadittu 10.2.2020
Päivitetty 10.2.2020

Rekisterinpitäjä

Suomen eOppimiskeskus ry
Y-tunnus: 1899013-7

Suomen eOppimiskeskus ry
c/o Crazy Town, Parkki
Raatihuoneenkatu 21-23
13100 Hämeenlinna

Muut yhteystiedot
https://www.eoppimiskeskus.fi/yhteystiedot

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Niina Kesämaa
niina.kesamaa@eoppimiskeskus.fi
040 827 6378

Rekisterin nimi

Suomen eOppimiskeskus ry:n vuosikokouksen tietorekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja käsitellään

  • Suomen eOppimiskeskus ry:n vuosikokouksien valmisteluita ja järjestämistä varten

Rekisterin tietosisältö

Suomen eOppimiskeskus ry:n vuosikokouksen ilmoittautumisen yhteydessä rekisteriin on tallennettu henkilön nimi, organisaatio, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä tieto jäsenyystyypistä. Lisäksi tallennetaan tieto osallistumisesta/ilmoittautumisesta tilaisuuteen sekä mahdollisia muita osallistumiseen liittyviä taustatietoja, kuten ruokavaliotietoja.

Vuosikokousilmoittautumisen yhteydessä on myös mahdollista ehdottaa henkilöä yhdistyksen hallituksen jäseneksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään ja niitä kertyy rekisterinpitäjän toiminnan yhteydessä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Vuosikokousilmoittautumisen yhteydessä lähetetyt ehdotukset hallituksen jäseniksi käsitellään yhdistyksen hallituksen toimesta sekä edelleen vuosikokouksessa, joka valitsee yhdistyksen hallituksen jäsenet vuodeksi kerrallaan.

Muita tietoja ei luovuteta edelleen lukuunottamatta tilaisuuksiin liittyviä ruokavalio- ja allergiatietoja, jotka luovutetaan ko. tilaisuuden tarjoiluista vastaavalle taholle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja säilytetään Google Drive -palvelussa. Google on sitoutunut noudattamaan EU-komission mallisopimuslausekkeita taatessaan riittävän tietosuojatason käsittelemilleen tiedoille (Google Data Processing and Security Terms 2.0).

Tietojen julkisuus

Rekistereihin tallennetut tiedot eivät ole julkisia.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Google Drive -palveluun on pääsy vain yhdistyksen asioita hoitavilla henkilöillä. Tiedot on suojattu käyttöoikeusasetuksin.

Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti vähintään kuusi (6) vuotta sen vuoden lopusta, kun tilikausi on päättynyt.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet. Pyynnöt tulee lähettää rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.