Yhdistetty rekisteriseloste ja rekisteröidyn informointi
Tietosuoja-asetus 13. artikla
Laadittu 29.12.2017
Päivitetty 9.2.2021
Rekisterinpitäjä
Suomen eOppimiskeskus ry
Y-tunnus: 1899013-7
Suomen eOppimiskeskus ry
c/o Crazy Town, Parkki
Raatihuoneenkatu 21-23
13100 Hämeenlinna
Muut yhteystiedot
https://www.eoppimiskeskus.fi/yhteystiedot
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Niina Kesämaa
[email protected]
040 827 6378
Rekisterin nimi
Suomen eOppimiskeskus ry:n jäsenrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tietoja käsitellään yhdistyksen jäsenyyden, jäsenviestinnän ja jäsentoiminnan hoitamiseksi.
Yhdistys voi lisäksi olla suoraan yhteydessä yksittäisiin jäseniin.
Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
Henkilöjäsenet
- Nimi
- Yhteystiedot
- Työnantaja
- Tehtävänimike
- Liittymispaikka ja -aika
Yhteisöjäsenet
- Organisaation nimi
- Y-tunnus
- Yhteystiedot
- Liikevaihto
- Asukasluku (kunnat)
- Yhteyshenkilön nimi
- Yhteyshenkilön sähköpostiosoite
- Liittymispaikka ja -aika
Lisäksi jäsenten toiminnasta yhdistyksessä voidaan pitää kirjaa (esim. työryhmien tai projektien toimintaan osallistuminen, jäsentapahtumat, kyselyt jäsenistölle).
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään ja niitä kertyy rekisterinpitäjän toiminnan yhteydessä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Jäsenrekisterin tiedoista koostetaan erillinen postituslista yhdistyksen jäsenlehden postittamista varten 2-3 kertaa vuodessa. Lista toimitetaan jäsenlehden postittamisesta vastaavalle taholle sähköisesti. Listaan poimitaan jäsenrekisteristä seuraavat tiedot:
- Organisaation nimi
- Yhteyshenkilön nimi
- Postiosoite
Jäsenrekisterin tietoja voidaan hyödyntää myös jäsenten keskinäisen verkostoitumisen edistämiseksi.
Jäsentapahtumiin liittyviä tietoja voidaan luovuttaa eteenpäin jäsentapahtumien tarjoiluista vastaaville tahoille (ruokavaliotiedot).
Jäsenrekisterin tiedot luovutetaan vuosittain yhdistyksen tilintarkastajalle tilintarkastuksen yhteydessä tilintarkastuskäyttöön.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Jäsenrekisteriä sekä jäsentoiminnasta kertyviä muita tietoja säilytetään Google Drive -palvelussa. Google on sitoutunut noudattamaan EU-komission mallisopimuslausekkeita taatessaan riittävän tietosuojatason käsittelemilleen tiedoille (Google Data Processing and Security Terms 2.0).
Yhdistyksen sähköisen jäsenkirjeen lähettämistä varten jäsenten sähköpostiosoitteita säilytetään Mailchimp-palvelussa.
Tietojen julkisuus
Yhdistyksen julkinen jäsenluettelo osoitteessa https://eoppimiskeskus.fi/jasenyys/yhteisojasenet/ sisältää seuraavat tiedot yhdistyksen yhteisöjäsenistä:
- Organisaation nimi
- Jäsenkategoria
Muut jäsenrekisteriin tallennetut tiedot eivät ole julkisia. Henkilöjäsenten tiedot eivät ole julkisia.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Digitaaliseen jäsenrekisteriin on pääsy vain jäsenasioita hoitavilla henkilöillä. Tiedot on suojattu käyttöoikeusasetuksin.
Tietojen säilytysaika
Jäsenrekisteriin tallennettuja tietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan sekä jäsenyyden päättymisen jälkeen kirjanpitolain mukaisesti vähintään kuusi (6) vuotta sen vuoden lopusta, kun tilikausi on päättynyt.
Jäseneksi liittymisen ja jäsenyyden päättymisen vahvistaa yhdistyksen hallitus.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet. Pyynnöt tulee lähettää rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
