Tietosuojaseloste: Jäsenrekisteri & jäsentoiminta

Yhdistetty rekisteriseloste ja rekisteröidyn informointi
Tietosuoja-asetus 13. artikla

Laadittu 29.12.2017
Päivitetty 11.6.2020

Rekisterinpitäjä

Suomen eOppimiskeskus ry
Y-tunnus: 1899013-7

Suomen eOppimiskeskus ry
c/o Crazy Town, Parkki
Raatihuoneenkatu 21-23
13100 Hämeenlinna

Muut yhteystiedot
https://www.eoppimiskeskus.fi/yhteystiedot

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Niina Kesämaa
niina.kesamaa@eoppimiskeskus.fi
040 827 6378

Rekisterin nimi

Suomen eOppimiskeskus ry:n jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja käsitellään yhdistyksen jäsenyyden, jäsenviestinnän ja jäsentoiminnan hoitamiseksi.

Yhdistys voi lisäksi olla suoraan yhteydessä yksittäisiin jäseniin.

Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

Henkilöjäsenet

  • Nimi
  • Yhteystiedot
  • Työnantaja
  • Tehtävänimike
  • Liittymispaikka ja -aika

Yhteisöjäsenet

  • Organisaation nimi
  • Y-tunnus
  • Yhteystiedot
  • Liikevaihto
  • Asukasluku (kunnat)
  • Yhteyshenkilön nimi
  • Yhteyshenkilön sähköpostiosoite
  • Liittymispaikka ja -aika

Lisäksi jäsenten toiminnasta yhdistyksessä voidaan pitää kirjaa (esim. työryhmien tai projektien toimintaan osallistuminen, jäsentapahtumat, kyselyt jäsenistölle).

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään ja niitä kertyy rekisterinpitäjän toiminnan yhteydessä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenrekisterin tiedoista koostetaan erillinen postituslista yhdistyksen jäsenlehden postittamista varten 2-3 kertaa vuodessa. Lista toimitetaan jäsenlehden postittamisesta vastaavalle taholle sähköisesti. Listaan poimitaan jäsenrekisteristä seuraavat tiedot:

  • Organisaation nimi
  • Yhteyshenkilön nimi
  • Postiosoite

Jäsenrekisterin tietoja voidaan hyödyntää myös jäsenten keskinäisen verkostoitumisen edistämiseksi.

Jäsentapahtumiin liittyviä tietoja voidaan luovuttaa eteenpäin jäsentapahtumien tarjoiluista vastaaville tahoille (ruokavaliotiedot).

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Jäsenrekisteriä sekä jäsentoiminnasta kertyviä muita tietoja säilytetään Google Drive -palvelussa. Google on sitoutunut noudattamaan EU-komission mallisopimuslausekkeita taatessaan riittävän tietosuojatason käsittelemilleen tiedoille (Google Data Processing and Security Terms 2.0).

Yhdistyksen sähköisen jäsenkirjeen lähettämistä varten jäsenten sähköpostiosoitteita säilytetään Mailchimp-palvelussa.

Tietojen julkisuus

Yhdistyksen julkinen jäsenluettelo osoitteessa https://eoppimiskeskus.fi/jasenyys/yhteisojasenet/ sisältää seuraavat tiedot yhdistyksen yhteisöjäsenistä:

  • Organisaation nimi
  • Jäsenkategoria

Muut jäsenrekisteriin tallennetut tiedot eivät ole julkisia. Henkilöjäsenten tiedot eivät ole julkisia.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Digitaaliseen jäsenrekisteriin on pääsy vain jäsenasioita hoitavilla henkilöillä. Tiedot on suojattu käyttöoikeusasetuksin.

Tietojen säilytysaika

Jäsenrekisteriin tallennettuja tietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan sekä jäsenyyden päättymisen jälkeen kirjanpitolain mukaisesti vähintään kuusi (6) vuotta sen vuoden lopusta, kun tilikausi on päättynyt.

Jäseneksi liittymisen ja jäsenyyden päättymisen vahvistaa yhdistyksen hallitus.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet. Pyynnöt tulee lähettää rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.