Yhdistetty rekisteriseloste ja rekisteröidyn informointi
Tietosuoja-asetus 13. artikla
Laadittu 24.1.2018
Päivitetty 2.1.2020
Rekisterinpitäjä
Suomen eOppimiskeskus ry
Y-tunnus: 1899013-7
Suomen eOppimiskeskus ry
c/o Crazy Town, Parkki
Raatihuoneenkatu 21-23
13100 Hämeenlinna
Muut yhteystiedot
https://www.eoppimiskeskus.fi/yhteystiedot
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Niina Kesämaa
[email protected]
040 827 6378
Rekisterin nimi
KOTEK-hankkeiden henkilörekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tietoja käsitellään KOTEK-hankkeiden koulutuksiin, webinaareihin ja muuhun toimintaan liittyviä käytännön järjestelyitä ja viestintää varten.
Lisäksi tietoja käsitellään hankkeen hallinnoinnin ja raportoinnin yhteydessä.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
- henkilön nimi, organisaatio ja yhteystiedot
- henkilön työtehtävä, oppilaitosaste sekä opetettava oppiaine
- tieto ilmoittautumisesta/osallistumisesta hankkeen järjestämään tilaisuuteen
Lisäksi henkilöstä voidaan tallentaa muita ao. tilaisuuden käytännön järjestelyiden osalta olennaisia tietoja, kuten ruokavalio- ja allergiatiedot sekä tilaisuuskohtaisia erityistoiveita, ennakkotehtäviä ja osallistujapalautteita.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään ja niitä kertyy rekisterinpitäjän toiminnan yhteydessä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteriin tallennettuja tietoja luovutetaan eteenpäin vain hankkeen toiminnan kannalta tarkoituksenmukaisista syistä. Tällaisia ovat esimerkiksi erilaiset lähitilaisuuksiin liittyvät tapahtumajärjestelyt, kuten erityisruokavalio- ja allergiatietojen toimittaminen tarjoiluista vastaavalle taholle.
Hanketta rahoittaa opetus- ja kulttuuriministeriö. Hankkeen raportoinnin yhteydessä rahoittajalle toimitetaan yhteenvetotietoina hankkeen järjestämien tilaisuuksien osallistujamäärät sekä tilaisuuksista kerätyt palautteet.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriä säilytetään Google Drive -palvelussa.
Google on sitoutunut noudattamaan EU-komission mallisopimuslausekkeita taatessaan riittävän tietosuojatason käsittelemilleen tiedoille (Google Data Processing and Security Terms 2.0).
Tietojen julkisuus
Rekisteriin tallennetut henkilötiedot eivät ole julkisia.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriin on pääsy vain KOTEK-hankkeen toimijoilla. Tiedot on suojattu Google Drive -palvelun käyttöoikeusasetuksin.
Tietojen säilytysaika
KOTEK-hankkeita rahoittaa opetus- ja kulttuuriministeriö. Hankkeen tositteet tulee säilyttää kirjanpitolain mukaisesti vähintään kuusi (6) vuotta sen vuoden lopusta, kun tilikausi on päättynyt.
Valtionavustuslain 28 §:n mukaan hankkeeseen liittyvät hankinta- ja muut sopimukset on dokumentoitava ja arkistoitava kymmenen (10) vuotta valtionavustuksen tai sen viimeisen erän maksamisesta.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet. Pyynnöt tulee lähettää rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
