Yhdistetty rekisteriseloste ja rekisteröidyn informointi
Tietosuoja-asetus 13. artikla
Laadittu 18.6.2021
Päivitetty 22.5.2023
Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä
Nimi: Suomen eOppimiskeskus ry
Postiosoite: c/o Crazy Town, Parkki, Raatihuoneenkatu 21-23
Postitoimipaikka: 13100 Hämeenlinna
Y-tunnus: 1899013-7
Rekisteriasioita hoitavat henkilöt
Nimi: Niina Kesämaa
Puhelin: 040 827 6378
Rekisterin nimi
Elovalkeat-tapahtuman osallistujarekisteri.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tietoja käsitellään Elovalkeat-tapahtuman viestintää ja käytännön järjestelyitä varten.
Rekisterin tietosisältö
Elovalkeat-tapahtuman ilmoittautumisen yhteydessä rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:
- henkilön nimi, organisaatio ja sähköpostiosoite
- henkilön rooli organisaatiossaan
- tieto ilmoittautumisesta Elovalkeat-tapahtumaan
- suostumus siihen, että Suomen eOppimiskeskus ry voi lähettää henkilölle tietoa tapahtumista ja jäsenyydestä
Lisäksi henkilöstä voidaan tallentaa muita Elovalkeat-tapahtuman käytännön järjestelyiden osalta olennaisia tietoja, kuten osallistumiseen liittyviä tausta- ja ennakkotietoja sekä palautteita.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tapahtuma toteutetaan Howspace-alustalla. Osallistujat kutsutaan Howspace-ympäristöön ilmoittautumisen yhteydessä annetulla sähköpostiosoitteella.
Tietoja ei luovuteta eteenpäin muihin tarkoituksiin, eikä Howspace saa oikeutta hyödyntää sähköpostiosoitetta muuhun kuin tähän tapahtumaan liittyvään viestintään. Howspace-ympäristössä sovelletaan Howspacen omaan tietosuojaselostetta.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriä säilytetään Google Drive -palvelussa.
Google on sitoutunut noudattamaan EU-komission mallisopimuslausekkeita taatessaan riittävän tietosuojatason käsittelemilleen tiedoille (Google Data Processing and Security Terms 2.0).
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterissä olevat tiedot eivät ole julkisia, ja tietoja käsitellään huolellisesti niin, että henkilön yksityisyyden suoja turvataan. Rekisteriin on pääsy vain Elovalkeat-tapahtuman järjestäjillä. Tiedot on suojattu Google Drive -palvelun käyttöoikeusasetuksin.
Tietojen säilytysaika
Rekisterissä olevia tietoja säilytetään vuoden 2022 Elovalkeiden osalta elokuun 2023 loppuun asti. Vuoden 2023 Elovalkeiden tietoja säilytetään vuoden 2024 elokuun loppuun asti.
Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot siten kuin tietosuoja-asetuksen 12. ja 13. artiklassa on säädetty. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, pyyntö tulee lähettää rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Mahdollisesta tarkastusoikeuden epäämisestä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus.
Kieltäytymistodistuksen saatuaan, tai jos rekisteröity ei saa kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä kirjallista vastausta rekisterinpitäjältä, hän voi saattaa asian kirjallisesti tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Tietosuojavaltuutetun toimiston osoite on: PL 800, 00521 Helsinki.
Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen menettely
Rekisteröity voi vaatia tiedoissa esiintyvän virheen korjaamista tai poistamista siten kuin tietosuoja-asetuksen 16. artiklassa on säädetty. Virheellisen tiedon korjaamista koskeva pyyntö on esitettävä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Tiedon korjaamista pyytävän henkilöllisyys varmistetaan tarvittaessa.
Mahdollisesta tietojen korjaamisesta tai poistamisesta kieltäytymisestä annetaan kirjallinen todistus. Asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tietosuojavaltuutetun toimiston osoite on: PL 800, 00521 Helsinki.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle.
